01  什么是智能印章管理系统

经常有企业经营管理者问我们一些问题：如什么是智能印章管理系统？你们到底怎么管理我们的印章？用了你们这套智能印章管理系统，我们公司盖印数据会不会泄密等等，可以看出，绝大多数企业经营者对智能印章管控概念还是相对模糊，甚至不知道已经存在这种智能管理产品，能在哪些管控场景中解决相应痛点。

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智能印章管控系统，包含了实物印章自申请，保管，取还，盘点，流程对接，数据统计，预警提醒，电子印章管理等模块。又贯穿延展至物联网真伪识别，多方式身份识别，OCR文本比对，云计算，人工智能，大数据，机械臂等先进科学技术，能够给企业提供多场景印章管控可视化管理，对企业目前在用系统的可共性管理，具体印章使用的管理等。

区别以往，我们可以对整个盖印过程进行监控，也就是说，可以通过技术还原每一枚印章的盖印现场。其次，对企业每一枚印章进行全生命周期监控，印章从刻制后进入企业的第一天起，直至它销毁封存，印章的整个的使用过程，全部在系统监控之下，每一次使用记录，系统自动生成一条数据，一些信息，一段影像或视频，进入到企业数据库中永久的保存，为以后的数据分析，查源追溯提供很好的数据的积累。不管你是世界500强，还是新成立的公司，甚至是个体商户，你都能清晰了解你的印章用在哪里，盖了什么文件，不用锁在保险柜里，也不用栓在腰间。

为什么要管印章？因为中国乃至整个亚洲，印章文化自古深入骨髓，印章就代表着企业的意志，盖印意味着企业对此次行为负责。公章甚至在某些权力大过企业实控人。不管你是刚创立的新公司，还是世界500强集团型企业，印章都是企业最为重要的物件，没有之一。

不夸张的说，每一家企业都需要一套属于自己的印章管控系统。区别在于什么时期部署而已。有些企业风险意识比较强的，早在发展初期就部署了，有些企业临近上市，审计机构给出风险建议书时部署，有些企业后知后觉，等到企业印章管控出事，造成实际经济损失了才想到部署，往往这时已经付出了极为惨重的代价。

02 智能印章管理系统包含哪些内容？

智能印章管理系统包含了智能硬件部分和系统软件部分，智能硬件常见于如智能印章柜、智能印章筒、智能印控台等智能设备，系统软件包含物理印章管控软件和电子印章管控软件。企业印章管控场景分前后两端，后端即印章存储端，一般涉及内容主要是印章的日常保管、取用、盘存。“存储端四要素”管控一般为：什么人，什么时间，什么地点，取（还）了哪枚印章。这块一般由智能印章柜设备进行管理和控制。区别于传统的存储柜或保险柜，这里要用到物联网识别技术对“取还印章是否为同一枚”进行判定和鉴别。

企业印章管控场景分前端为印章现场使用端，一般是监控或还原印章使用现场，即“盖印现场五要素”：什么人，什么时间，在什么地方，用什么印章，盖了什么文件。对于盖了什么文件，一般会用到OCR文本识别比对技术，即对即将盖印文件和原先申请文件进行逐字比对，以确保印章即将盖印的文件真实且有效，防止非法人员在盖印过程中对文件进行篡改或替换。这块涉及要用到的一般就是智能印章筒、印控台等设备了。印章柜对离柜印章具体盖在什么文件上是没办法进行干预或管控的，但印章筒、印控台可以。所以两者经常配套使用。

对于子分机构数量庞大的集团型公司来说，可以在各地子分公司部署相应的印章柜、印章筒设备，即使是印章在分布在全国各地，当地分管的情况下，总部印章管理员依旧可以对各地机构日常用印进行远距离管控。管理员在总部办公室电脑前就可以很直观的看到全国各地分支机构的每日用印情况，印章在柜状态以及每天实际签约文件现场。

03企业部署智能印章管控系统的前后差异

随着智能印章管控系统软件应用的越来越来普及，那么企业部署了智能印章管控系统前后有什么区别呢?本文将从十个方面做出对比：

（1）印章取用登记

部署前：手工填写印章登记表，真实使用时间和填写时间往往对不上，印章登记表有可能作为纸质材料保留，不同步记录在系统中，事后追查责任人难，时间久了找资料难；

部署后：系统自动记录每一笔用印数据，与OA用印申请单一一对应，无须人工填写，数据真实有效，同步保存在企业内部服务器中，可设入关键词查询，不管时隔多久，一秒搜索找出；

（2）印章取用查找

部署前：人工逐个找章，耗时费力；

部署后：智能印章柜指引用户前往准确的柜子面前，告知用户所要取用的印章在哪个抽屉/格口中，并自动弹开，方便用户取章；

（3）印章真伪管理

部署前：人工鉴别归还印章真伪性，可能存在萝卜章流入或替换真章事件发生，如果不法人员在外私刻印章出现风险事故后，企业往往无法拿出真章没有被使用的证据或记录，存在经济名誉受损的风险。

部署后：每一次归还系统会进行印章真伪校验，确保每一枚归还印章真实有效，无法造假，无法狸猫换太子。如果不法人员在外私刻印章出事后，系统可以提供印章在柜记录及使用记录，以证实其从未离开的证明。在法律上，可以作为有效的证明证据材料提供。

（4）印章盘点管理

部署前：人工盘存，耗时且费力。若集中总部管控，盘点上千枚印章需要几个印管员挨个盘存，须耗时1-2天，准确率会有人工误差。总部无法实时获知子分公司的印章在柜状态，对于每枚印章的使用情况也无可获知。

部署后：管理员通过系统设定定时或不定时盘存，可以一键获知全国各地子分公司印章在柜状态，无须人工干预，1-3分钟即可获得完整盘存数据，精准且有效。可以第一时间发现异常数据。

（5）流程绑定用印

部署前：企业通常有OA系统，但缺失盖印现场管控系统，员工OA申请走完，就找行政要盖章，行政无法了解每一笔申请单完整流程是否走完，要找相关人员逐一核对，耗时耗力，出现数据孤岛；

部署后：通过系统流程绑定，做到“有流程用印，无流程不用印”，只有走完审批流程才能到达印章管理系统，形成数据闭环，两套系统集成，功能更强大，形成数据闭环。

（6）限制条件用印

部署前：某些场景下（如印章外带），用印人持章后，具体盖了什么文件，是否与对方串通盖印，是否在指定地点盖印，是否偷盖了空白文件，完全无法监管。

部署后：将印章锁入智能印章筒后，可设置限制条件用印，比如到达指定区域后解锁，或者指定人身份识别后解锁，或者提前设置好用印次数，或者识别文件后盖印，公司可根据实际监管力度设置自定义规则组合，管控更加安全有效；

（7）还原盖印现场

部署前：用印人在签约现场具体盖了什么文件，无从获知，没有留下第一现场的用印记录，即便有扫描文件也是资料后补，留下巨大的用印风险隐患。

部署后：用印时智能设备自动拍照或录像，留下完整现场用印记录，管理员可远程观看查阅，对于可疑文件或动作能第一时间发现。

（8）数据-报表看板管理

部署前：无数据无报表，对于子分公司印管员工作效率无法得知；

部署后：企业内每一枚印章数字生命周期可控，留存并监控每一枚印章每一笔用印申请，取还记录，盖印记录。并相应生成多维度报表，统计印章使用频次，人员盖印效率等；

（9）风险提示预警

部署前：无监管或人工监管，对于风险事故无法做到及时发现，提前预警或提醒。

部署后：对印章使用过程全监管，如发现违规操作行为（如多取，错取，盗印，篡改文件，盖空白纸等）可第一时间发现并预警，将印章风险事件扼杀于摇篮，有效降低企业印控风险。

（10）企业用印统一规范

部署前：各地方机构管理风格不同，规章制度相对独立，集团想统一规范管理往往缺少有效管控手段，有想法难落地；

部署后：通过部署智能硬件和管控系统后，有助于集团自上而下部署统一的用印管控制度和流程，企业用印更加统一规范，符合上级监管部门（如证监会/银保监会）要求。

您的企业是否也存在以上印章场景管控痛点，您的印章是否还锁在传统保险柜中管理，是否还处于传统人工管控模式，您是否对于您企业的日常用印情况及管控风险一无所知，不知道何时可能就会暴雷。

如果您想改善这一现状，或许可以打造一套属于您企业量身定制的安全、高效、智能的智能印章管理系统，投入几千元，避免上亿损失。

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